文書があることと、運用されていることは別に数えます

前回、作るべき文書がはっきりしました。では、それが揃えば準備は終わりでしょうか。

終わりません。文書があることと、そのとおりに運用されていることは別だからです。今回は、その差をどう測るかを扱います。

整備の状態は、あるかないかの二択ではありません

「定義書はありますか」と聞かれて「あります」と答えられる。それでも保証で止まることがあります。

理由は、「ある」の中に段階があるからです。

いずれも「ある」に含まれますが、確かめる側から見ると意味が違います。

そこで、整備の進み具合を5段階で見ます。

段階	状態	具体的には
L0	ない	文書が存在せず、担当者の記憶と経験に依存している
L1	書いてある	文書はあるが承認されておらず、最新版が特定できない
L2	承認されている	責任者の承認があり、版が管理されている
L3	運用されている	文書のとおりに実施され、証跡とレビューの記録が残っている
L4	再現できる	第三者が同じ資料から再実施して、同じ数値に到達できる

L1 と L2 の差は「承認」、L2 と L3 の差は「証跡」、L3 と L4 の差は「第三者が再現できるか」です。

実務でよく見るのは L2 で止まっている状態です。

定義書があり、部長の承認もある。ところが、実際の集計はその手順どおりに行われていなかったり、行われていても記録が残っていなかったりする。

文書を作るプロジェクトとして進めると、L2 がゴールになりがちです。 文書が完成した時点で終わりにしてしまうためです。

ここから L3 に上げるには、1年の運用が要ります。 その期間中に、決めた手順で実施し、証跡を残す必要があるからです。第1回で「保証が始まる年に準備を始めることはできない」と書いたのは、この期間があるためです。

では、どこまで上げればよいのか。

目標は L4 ――「第三者が同じ資料から再実施して、同じ数値に到達できる」状態です。

これは言い換えると、財務諸表監査および内部統制監査に耐える水準です。現行の合理的保証を通過できる水準、と言ってもよい。

なぜそこまで上げるのか。理由は2つあります。

① 水準を自分で決めなくて済むから。「どこまでやれば十分か」を自社で決めるのは難しく、決めても外から信用されません。すでに実務として確立している水準に合わせれば、その議論が要らなくなります。

② あとで上げ直さずに済むから。サステナビリティ保証の水準は、現在は限定的保証が標準です（第3回）。将来的には合理的保証が求められる方向に進むと見込まれています。低い水準に合わせて作ると、あとで作り直すことになります。

ここは間違えやすいところなので、はっきり書いておきます。

この5段階は内部統制の水準であって、保証水準（限定的／合理的）に対応するものではありません。

「限定的保証だから L3 でよい」という関係にはなっていません。第4回で見たとおり、開示する数値が正しいことに責任を負うのは、保証を受けるかどうかにかかわらず企業だからです。

内部統制をどこまで作るかは、保証の水準が決めるのではなく、企業が自ら定めます。その目安として、すでに確立している監査の水準を置く、という話です。

現在地を自分で見るなら、指標ごとに次の5つを順に聞いてみてください。

3で止まる会社が多く、4で止まる会社はもっと多いというのが実感です。