3点セットと、人事で追加する2つの定義書

前回、内部統制の4つの層を見ました。今回は、その結果として何という文書が手元に残るのかです。

「文書化しましょう」と言われても、何を作ればよいのかが分からないと動けません。答えははっきりしています。

財務報告では「3点セット」と呼ばれています

財務報告の内部統制で作る文書は、3つに決まっています。実務では3点セットと呼ばれます。

文書	何を書くか
業務記述書	その業務を、誰が、いつ、何を使って、どういう手順で行うかを文章で書いたもの
フローチャート	同じ流れを図にしたもの。部門をまたぐ受け渡しが見えるようにする
リスクコントロールマトリクス（RCM）	どこに誤りが起きうるか（リスク）と、それを防ぐ手立て（コントロール）を対応させた表

3つは同じ業務を、文章・図・表の3通りで書いたものです。別々のことを書くわけではありません。

なぜ3通り必要かというと、見る目的が違うからです。業務記述書は手順を追うため、フローチャートは部門間の受け渡しを見るため、RCM は「誤りが防げているか」を確かめるためです。

3つのうち、実務でいちばん効くのは RCM です。

RCM は、たとえばこういう表になります。

プロセス	リスク（何を間違えうるか）	コントロール（どう防ぐか）	証跡
入力	対象子会社が漏れる	連結範囲の一覧と突合してから依頼する	突合表、依頼メール
検証	退職者が分母に残る	期末在籍者リストと照合する	照合結果
承認	定義と違う数え方のまま出る	人事部長が定義書と照合して承認する	承認記録

「リスク」と「コントロール」が対になっていることが要点です。手順を書いただけでは、それが何を防いでいるのかが分かりません。

前回見た4つの視点（網羅性・正確性・実在性・期間帰属）は、このリスクの欄を埋めるための観点です。

3点セットは財務報告のためのものなので、人事データではこれだけでは足りません。2つ足します。

第9回で見たものです。指標ごとに、

を1枚にまとめます。

第10回で見たものです。どの会社を含めるかを明示します。財務諸表の連結範囲と揃えるのか、揃えないならなぜかを書きます。

なぜ財務報告にはこの2つがないのか。 財務では「売上高」の定義が会計基準で決まっているためです。人的資本には、それにあたるものがまだありません。だから自分で決めて書く必要があります。

「5種類 × 指標の数」だけ作るわけではありません。

人事のプロセスはデータの性質が似ています。 女性管理職比率も男女の賃金の差異も、「人事システムから抽出して、子会社に依頼して、集計して、承認する」という流れは同じです。

したがって、業務プロセスごとに1組作り、指標定義書だけを指標ごとに用意するのが効率的です。

対象を10指標に絞れば、指標定義書は10枚です。膨大な量にはなりません。

最後にひとつ注意です。

文書を作った時点では、まだ準備は終わっていません。 書いたとおりに実施され、証跡が残っている状態になって、はじめて確かめる側に見せられます。

このことは次回、成熟度の話として詳しく扱います。